Um dos aspectos críticos em instituições de saúde, a gestão de prontuários médicos afeta diretamente a qualidade do atendimento, a precisão dos diagnósticos, a segurança dos pacientes e a eficiência operacional. No entanto,o crescente volume de dados e a necessidade de proteção das informações sensíveis — além dos desafios em termos de organização e acessibilidade, entre outros aspectos — tornam essa tarefa cada vez mais complexa.
Todavia, com a digitalização da saúde e o avanço da tecnologia, novas soluções vêm surgindo para mudar esse cenário. Sua implementação, porém, exige planejamento, investimentos e a adoção de boas práticas para evitar riscos de segurança e problemas estruturais. Neste artigo, exploraremos os principais desafios na gestão de prontuários — e como superá-los de maneira eficaz:
1) Segurança e privacidade dos dados
Proteger as informações dos pacientes é uma das grandes preocupações na gestão dos prontuários médicos, principalmente diante dos crescentes ataques cibernéticos e dos vazamentos de dados. Afinal, informações sensíveis como histórico de doenças, exames e tratamentos exigem total segurança para evitar acessos não autorizados.
O que pode ser feito?
- Adoção de criptografia e autenticação multifator para assegurar que somente profissionais autorizados possam ter acesso aos dados;
- Treinamento contínuo dos colaboradores, já que ensinar boas práticas de segurança digital reduz consideravelmente as chances de vazamentos acidentais;
- Cumprimento de normas e regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados);
- Utilização de sistemas estruturados em nuvem, uma vez que provedores confiáveis garantem backups e segurança reforçada contra invasões.
2) Falta de padronização e integração de sistemas
Lidar com diferentes formatos de prontuários médicos dificulta a integração entre diferentes sistemas, causando retrabalhos, duplicidade dos dados, perda de informações e erros no atendimento.
O que pode ser feito?
- Implementação de prontuários eletrônicos padronizados que garantam uniformidade na coleta e compartilhamento dos dados;
- Adoção de sistemas interoperáveis que possibilitem a troca de informações entre instituições de saúde;
- Utilização de APIs e IA (inteligência artificial) que permitam uma comunicação eficaz entre diversas plataformas.
3) Excesso de papel e dificuldade de digitalização
Muitas instituições ainda utilizam prontuários físicos, aspecto que pode desencadear problemas como armazenamento ineficiente, extravios e dificuldade de acesso. Nesse sentido, é necessário observar também que a migração para o digital nem sempre é um processo simples, que exige tempo e investimentos.
O que pode ser feito?
- Adoção de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) para digitalizar, armazenar e acessar prontuários de maneira ágil e descomplicada;
- Utilização de softwares de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para facilitar a transição para o digital por meio da conversão de textos escaneados em formatos que possam ser editados — e pesquisados;
- Desenvolvimento de um plano de transição, com etapas definidas para a digitalização gradual dos prontuários, a fim de reduzir os impactos operacionais e permitir a adaptação progressiva dos profissionais;
- Capacitação da equipe para evitar resistências e obter o engajamento dos profissionais às novas tecnologias — além de garantir que todos saibam lidar com os sistemas digitais com eficiência.
4) Dificuldade no acesso rápido aos prontuários
O acesso rápido aos prontuários é crucial para tomar decisões críticas. Sistemas lentos, desorganizados ou com falhas podem colocar em xeque a qualidade do atendimento e até mesmo colocar a vida de pacientes em risco.
O que pode ser feito?
- Implementação de prontuários eletrônicos com interface intuitiva, que priorizem a usabilidade e permitam buscas por informações essenciais rapidamente;
- Otimização de buscas por meio de IA, cujos algoritmos podem sugerir informações relevantes com base no histórico e na situação clínica dos pacientes;
- Armazenamento em nuvem para permitir acesso remoto, garantindo que os profissionais de saúde acessem os prontuários de qualquer lugar.
- Automação no preenchimento de dados para acelerar a inserção de informações nos prontuários.
5) Cumprimento de normas e regulamentações
Finalmente, é fundamental observar diversas normas regulatórias na gestão de prontuários médicos para evitar multas, processos judiciais e, principalmente, danos à reputação da instituição de saúde.
O que pode ser feito?
- Criação de uma equipe especializada para acompanhar constantemente as atualizações regulatórias e, desse modo, assegurar a conformidade com legislações como a LGPD;
- Realização de auditorias periódicas no sistema de prontuários médicos para detectar inconsistências antes que se tornem uma questão legal;
- Treinamento constante dos profissionais sobre boas práticas de conformidade para evitar riscos regulatórios;
- Utilização de sistemas que possuam recursos específicos para atender às exigências legais e facilitar a adequação da instituição às normas e regulamentos vigentes.
O futuro da gestão de prontuários médicos
A gestão de prontuários médicos é cada vez mais estratégica para garantir um atendimento eficiente, seguro e em conformidade com as normas e regulamentações vigentes. Contudo, ainda que a tecnologia proporcione benefícios como tomadas dedecisões mais assertivas, melhores experiências aos pacientes e redução de sobrecarga de trabalho, deve-se considerar a importância da capacitação dos profissionais e o aprimoramento contínuo dos processos e da segurança dos dados.
Tais fatores, vale ressaltar, são essenciais para que a transformação digital desses processos ocorra de maneira estruturada, aumentando a eficácia e aprimorando a qualidade dos serviços de saúde. Ou seja, mais do que uma tendência, essa modernização é um caminho sem volta para instituições que buscam excelência, segurança e inovação no atendimento médico.